Organizzare un evento non è mai un’attività semplice, ancor meno se il nostro obiettivo è la perfezione. Ci sono innumerevoli variabili che posso subentrare, ma anche tanti: “avrei dovuto fare così, avrei dovuto pensare a questa eventualità”, ma soprattutto la domanda da cento milioni di dollari: “l’evento sarà piaciuto ai miei invitati?” Ed è proprio a questo punto che i sondaggi post evento sono lo strumento più importante su cui fare affidamento.
Con domande mirate possiamo avere un’idea precisa del livello di soddisfazione dei partecipanti, quali sono stati i punti di forza e di debolezza, così da poter migliorare i nostri eventi futuri.
Per essere efficaci, i sondaggi devono però essere creati con cura, attenzione e con il giusto equilibrio tra domande aperte e domande chiuse. Ogni evento è un mondo a sé e varia in base alla sua natura, pertanto non esiste un’unica tipologia di sondaggio da sottoporre agli invitati, esistono però alcune domande generali che si possono adattare e che offrono una buona base di partenza.
Non dimenticare che il tuo evento non è terminato fino a quando non hai raccolti e analizzato i sondaggi.
Domande generali survey post-evento
- Nel complesso, come valuteresti l’evento? Per rispondere a questa domanda utilizza la Scala Likert, così da dedurre la soddisfazione media tra i partecipanti.
- Valuta i seguenti espetti dell’evento (scala Likert):
- Data
- Location
- Cibo e bevande
- Relatori
- Sessioni
(puoi includere diversi aspetti a seconda del tipo di evento che hai organizzato)
- Cosa ti è piaciuto di più dell’evento? (Domanda a risposta aperta)
- Cosa ti è piaciuto di meno dell’evento? (Domanda a risposta aperta)
- Pensi ci sia qualcosa da dover migliorare? (Domanda a risposta aperta)
- È la prima volta che partecipi ad uno dei nostri eventi? (Sì, No)
- In base alla tua esperienza, sei disposto a partecipare ad altri nostri eventi in futuro? (scala Likert che varia da molto, probabilmente, per nulla)
- Consiglieresti i nostri eventi ad un collega/amico? (scala Likert che varia da molto, probabilmente, per nulla)
- Hai suggerimenti per aiutarci a migliorare i nostri eventi futuri? (Domanda a risposta aperta)
- Vuoi aggiungere altri Feedback (Domanda a risposta aperta)
Domande d’esempio più specifiche e adattabili al tuo evento
- Secondo il tuo parere, l’evento ha raggiunto il suo obiettivo? (scala Likert che va da totale disaccordo a totale accordo)
- Quali argomenti vorresti che fossero trattati in eventi futuri? (Domanda a risposta aperta)
- Come sei venuto a sapere del nostro evento? (Fornire risposte multiple es: e-mail/newsletter, passaparola, Social Network ecc.…)
- Il tempo a disposizione dei relatori è stato sufficiente? (Sì, No)
- Quanto hai trovato utili i temi trattati? (scala Likert che va da affatto utile a molto utile)
- Lo staff è stato gentile e disponibile (Sì, No)
- Gli oratori erano coinvolgenti? (Sì, No)
- Hai avuto l’opportunità di porre domande durante l’evento? (Sì, No)
- Se hai domande aggiuntive (e pertinenti) che vorresti porre, aggiungile! Il mio unico suggerimento è di tenere presente la lunghezza del sondaggio perché, più il sondaggio è lungo, meno è probabile che tu riceva le risposte.
Consegna il sondaggio
Una volta creato il tuo sondaggio post-evento, devi consegnarlo in qualche modo ed il mezzo che deciderai di utilizzare può influire notevolmente sul tasso di risposta e di conseguenza su i risultati.
Le strade che puoi percorrere sono due:
- Fisico
- Digitale
Partiamo dal primo, se scegli di consegnare i sondaggi prestampati al termine dell’evento, assicurati di avere penne a sufficienza per tutti, in luoghi accessibili e ben visibili, per lo stesso principio predisponi dei box per la raccolta. È un ottimo metodo che solitamente garantisce in alto tasso di risposta.
I sondaggi digitali sono molto pratici, in quanto i partecipanti possono completarli con più tranquillità e comodamente. L’unica nota stonata è che spesso alcuni invitati dimenticano di compilarlo oppure lo compilano a distanza di molti giorni, quando ormai i ricordi non sono più freschi in mente.
Leggi e impara
Ovviamente spero che i feedback che riceverai saranno in linea con la tua percezione e le aspettative dell’evento che hai organizzato, ma indipendentemente dal fatto che i riscontri siano positivi, negativi o neutri, il cuore delle survey post-evento è raccogliere le informazioni, analizzarle ed applicare i risultati nell’organizzazione dell’evento successivo, così da migliorare costantemente.
