Nel B2B, il drop tra iscritti e partecipanti è tutt’altro che trascurabile: secondo un’analisi del 2026 su oltre 1.070 eventi live, il tasso di no-show è del 20%, con percentuali più alte per le manifestazioni gratuite. In pratica, circa un iscritto su cinque non si presenta.
Chi non partecipa, però, non rappresenta necessariamente un contatto perso, né tantomeno si tratta di un contatto freddo. Anzi, quella persona ha già compiuto delle azioni significative: ha dedicato tempo a registrarsi, ha condiviso i propri dati e ha manifestato un preciso intent signal verso un tema o un brand. Un segnale di interesse che non scompare perché non era presente il giorno dell’evento.
Come recuperare concretamente quell’interesse?
Non tutti le assenze sono uguali
Un conto è chi ha comunicato in anticipo di non poter esserci: che lo abbia fatto giorni prima o a poche ore dall’inizio, questo contatto ha lasciato aperto un canale di comunicazione. Un altro è chi semplicemente non si è presentato.
La differenza sta nel modo in cui riprendere il contatto, non necessariamente nel messaggio da inviare. Nel primo caso, si può ringraziare la persona per aver avvisato e ripartire da lì. Nel secondo, è meglio evitare di sottolineare l’assenza e andare direttamente al motivo per cui si era iscritta.
L’obiettivo è lo stesso: riattivare la conversazione a partire dall’interesse che aveva motivato l’iscrizione. Spesso è sufficiente una domanda semplice come: «Il tema è ancora una priorità per voi?»
Non mandare automaticamente la registrazione
Il follow-up non deve semplicemente far recuperare l’evento, deve offrire un motivo per approfondire il tema che aveva portato quella persona a iscriversi.
Per questo, inviare la registrazione integrale non è sempre la scelta più efficace. Chi non ha partecipato potrebbe avere avuto un imprevisto, ma anche poco tempo a disposizione o altre priorità. Potrebbe, quindi, non trovare il tempo di guardare un’intera ora di contenuti anche in differita.
Meglio proporre un punto di accesso più immediato: una sintesi dei temi principali, un breve video di approfondimento, una checklist, un caso concreto o i tre insight più rilevanti emersi durante l’incontro. La registrazione completa può restare disponibile, da condividere quando è la risorsa più adatta.
Per scegliere cosa inviare, si può partire dalle informazioni raccolte al momento dell’iscrizione. Se, per esempio, il form chiedeva quale argomento interessasse maggiormente, il follow-up può proporre un contenuto specifico su quel tema, anziché una selezione generica dei materiali dell’evento. Il form di registrazione, quindi, può diventare anche uno strumento efficace per capire quali contenuti proporre anche a chi non ha partecipato, rendendo la nuova conversazione più pertinente e personale.
Misura quello che succede dopo
Il follow-up non si esaurisce con l’invio della mail: quanti assenti aprono la tua e-mail di follow-up? Quanti rispondono o accettano un nuovo incontro?
Monitorare questi segnali aiuta a capire se l’interesse iniziale è ancora attuale e quali contatti meritano un ulteriore approfondimento. Una risposta può aprire una conversazione, il clic su un contenuto specifico può suggerire un tema da esplorare, mentre l’assenza di interazioni può indicare la necessità di rivedere il contenuto proposto, il momento dell’invio o l’approccio.
Per questo, gli assenti non dovrebbero finire semplicemente in una lista di no-show, ma essere considerati in base a ciò che succede dopo l’evento. Non si tratta di riattivare tutti a ogni costo, ma di capire quali relazioni hanno ancora potenziale e come coltivarle con contenuti e azioni pertinenti. Il valore di un evento B2B, infatti, non si misura soltanto dalle presenze, ma anche dalle opportunità di relazione che riesce a generare e sviluppare nel tempo.
